Le décret du 30 juillet 2020 a introduit deux articles précisant les conditions du remboursement aux élus des frais de garde et d’assistance par les communes de moins de 3500 habitants, engagées en raison d’une réunion du conseil municipal obligatoire (article D. 2123-22-4-A du CGCT). Il précise également les conditions de l’octroi d’une compensation par l’Etat, déjà prévue au deuxième alinéa de l’article L.2123-18-2 du CGCT.
L’article L.2123-18-2 du CGCT, dans sa rédaction issue de la loi n°2019-1461 du 27 décembre 2019, prévoyait déjà que les réunions concernées par l’éventuel remboursement des frais étaient celles de l’article L2123-1 du CGCT soit : les séances plénières, les réunions de commissions dont l’élu est membre et instituées par délibération, ainsi que les réunions des assemblées délibérantes et des bureaux des organismes pour lesquels il a été désigné représentant de la commune.
D’une part, l’article D.2123-22-4-A du CGCT énonce que la délibération devra déterminer les pièces justificatives des frais engagés que doit fournir l’élu pour obtenir le remboursement par la commune. Notamment, elle doit s’assurer que la garde ou l’assistance concernait effectivement des enfants de moins de 16 ans, des personnes âgées, handicapées ou nécessitant une aide personnelle ou encore, qu’elle a eu lieu « au moment » de la réunion obligatoire.
Concernant le taux de remboursement, l’article L.2123-18-2 du CGCT indiquait déjà que le remboursement était limité au taux horaire du SMIC.
Le décret affirme le caractère subsidiaire du remboursement, ayant pour conséquence de ne pas prendre en compte le reste à charge réel. La commune devra s’assurer que le remboursement n’excède pas ce qui est dû par une déclaration sur l’honneur signée de l’élu.
D’autre part, selon l’article D.2123-22-4-B du même code, la commune, pour bénéficier de la compensation par l’Etat (alinéa 2 de l’article L.2123-18-2 du CGCT) devra adresser une demande à l’Agence de services et de paiement de l’Etat soit par courrier signé soit par voie électronique, dans un délai d’un an à compter du défraiement des élus par la commune.
L’article liste les différents documents que la collectivité devra joindre à sa demande ainsi que les modalités de la procédure, l’Agence pouvant refuser la demande en cas de dossier incomplet.
Il est notamment fait obligation à la commune de conserver toutes les pièces justificatives fournies par l’élu (article D.2123-22-4-A du CGCT). En effet, l’Agence peut, dans sa fonction de contrôle des remboursements, demander les pièces susvisées lesquelles doivent être transmises par la commune dans un délai de 60 jours et sur simple demande. Dans le cas d’une non-transmission dans le délai imparti, la commune peut être contrainte de reverser les sommes attribuées par l’Agence.